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【职工随感】“小”办公室里的“大”学问

    我从公司监察部调入综合办公室曾经快两年了,叫我写办公室事情实觉得有点难题。它既不像项目部制作一栋又一栋的大楼,也不像搞运营的中了一个又一个大标。然则呆暂了,也会以为小小“办公室”里也有很多“大学问”。
    方才到综合办公室统统皆很生疏,工夫暂了便逐渐从摸着“石头过河”到“看着石头过河”了,统统皆熟习了起来。综合办公室一直以来都是很“纯”的部门,许多都是一些暂时噜苏的事情。办公室事情不需要您非常专业的财政常识、也不需求专业工程管理知识,然则您多多少得看懂点财务报表、工程预(结)算表、也得多多少少看得懂点工程类的相干材料。看着看着,逐步也便“入了门”。
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    再噜苏的事变也要思索立异,如许才能够让本身从缭乱中摆脱出来。我重要卖力印章管理、文件管理及会议会务等事情。履历穷年累月,我发明原有的印章管理制度有许多能够优化的中央,进而到达提高工作效率的结果。
    本来的印章审批是所有材料皆先经由办公室注销,并运用公司专门的“用印登记簿”找指导具名。一两小我私家借能够,然则若是同时用印凌驾3小我私家以上便显得很烦琐。项目部做事职员拿着用印登记簿随处跑,很有可能不克不及实时送还,其他做事职员便得正在办公室一向守候用印登记簿的返来,严峻延误了做事的工夫。另外,上面的一些保密信息也很容易泄漏。
    现代社会种种新科技泛起,让我们的生涯变得越发便利。提高工作效率,也便需求我们络续思索立异。正在取部门负责人探讨后,决意优化公司印章审批流程,进步用印效力。一是凡是触及经济义务的用印申请,由项目经理起首考核,改动了之前做事职员间接经由过程部门考核后拿给指导考核的顺序,低落了用印风险。二是对用印申请表填写做出了严厉要求。用印申请表模拟公司报销票据停止审批用印,越发仔细和高效。三是立异性接纳电脑台账。将每一张用印申请录入电脑,做好分类并实时对用印内容查询、统计分析,电子台账取纸质台账相结合,进步用印效力。电子台账取纸质台账联合的管理体式格局也应用正在了文件管理工作中,种种字号的来文可以或许清楚查阅。联合OA办公体系,让信息化办公越发高效。
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    办公物品采购取领用也是一项对照烦琐的事情。以往入库及发放没有严厉范例,盘点盈余物品的时刻,也只要去库房检察。对这个月入库了若干,上个月盈余了若干没有清楚观点。固然道每次领用皆需求具名,但也不能检察统共支付了若干,如今库房借剩下了若干。且有的注销不范例,到最初哪些人支付了哪些器械其实不能实在从纸质文档中反应出来。
    有甚么要领可以或许越发轻便的管理办公物品呢?经由过程网上查询,我发明了一个办公物品线上管理体系。该体系以微疑为平台,操纵简朴而且完全免费。现在大家皆正在运用微疑,发用人经由过程微信扫码便可进入体系,注销本身需求领用的物品及数目;作为物品管理者,也可以或许经由过程体系对已发作的数据天生报表,种种要素一览无余。同时,它另有本钱剖析、库存统计、领用统计、管理员入库等很多适用的功用,大大进步了办公用品管理的工作效率。
    综合办公室是典范的服务部门,与其他部门比拟,能够少了一点专业,多了一些烦琐。但我始终信赖任何事物皆有规律,把握了规律,实验立异才会让它变得风趣、有意义。正在以后的事情中,我也会继承留意事情中的细节,络续改进工作要领,真正为人人办功德、服好务。


作者:文/宛军 泉源:公司构造 点击数: 更新工夫:2018年06月08日
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